Забезпечення конфіденційності електронних документів. Електронний офіс.

–

Забезпечення конфіденційності електронних документів.

Електронний офіс.

Як і будь-яка інформація, електронні документи повинні бути захищеними від стороннього впливу. Захист електронних документів можна організувати програмними та апаратними засобами. За допомогою програмних засобів можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Також при формуванні документа його автор може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будьяких змін. Апаратними засобами захисту даних є використання спеціальних ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті доступу до комп’ютера чи програми. Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології – це сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй (наприклад: голос, відбитки пальців), як біологічного об’єкта. 






Електронний документ, що застосовується у діловодстві з незакінченим терміном дії повинен зберігатися в робочому каталозі автоматизованого робочого місця працівника або на сервері, згідно з процедурою зберігання електронних документів і обов'язкових реквізитів, включаючи всі електронні цифрові. Електронний документ, юридична сила якого втрачена за фактом анулювання сертифіката електронного цифрового підпису, зазначеного в документі, повинен бути переданий в електронний архів для тимчасового зберігання. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не менший від терміну, встановленого законодавством для відповідних паперових документів. Зберігання електронного документа має супроводжуватися створенням відповідних електронних журналів обліку для забезпечення швидкого пошуку необхідного електронного документа і виймання його з архіву для використання. Електронні документи повинні зберігатись на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях [2]. На жаль, інформаційні технології поки що не в змозі забезпечити гарантоване постійне або тривале зберігання електронних документів. На це впливають такі чинники, як мінливість електронних носіїв інформації та пристроїв для їх читання, форматів даних та програмного забезпечення для роботи з ними. Тому нині архівісти пропонують створювати документи постійного та тривалого строків зберігання у двох примірниках: на електронному носієві інформації та паперовому. 

Реалізація засобів збереження та захисту електронних документів залежить від призначення системи електронного документообігу, середовища функціонування та наявності документів з обмеженим доступом. Засоби збереження та захисту застосовуються не тільки в захищених системах, де є потреба у високому рівні конфіденційності, а й в системах, де є певні вимоги до забезпечення цілісності, ідентифікації та автентифікації. 

Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Етапи розвитку концепції електронного офісу:– електронні засоби опрацювання текстів;
– локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
– розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
– електронні архіви і сховища даних;
– регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
· електронізація;
· організація.
На офіс покладають основні функції організації та управління зрегулювання діяльності підприємства уцілому.

Основні функції електронного офісу:– реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
– включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
– координація діяльності всередині і зовні організації;
– допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;
– виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів.




Посилання:


https://www.google.com/search?q=%D0%97%D0%B0%D0%B1%D0%B5%D0%B7%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8F+%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%84%D1%96%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D1%86%D1%96%D0%B9%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%96+%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%B8%D1%85+%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%96%D0%B2.+%D0%95%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%B8%D0%B9+%D0%BE%D1%84%D1%96%D1%81.&rlz=1C1GCEA_enUA768UA768&sxsrf=ALeKk01lxpAnEuFXj2RnG7vjtnOPxShVAg:1588667781900&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjkg7nWqJzpAhWBqIsKHV0UBjkQ_AUoAnoECAwQBA&biw=1280&bih=912#imgrc=KztMdAet_pGfcM&imgdii=hDCvLr3ld9ngIMhttp://ena.lp.edu.u
a/bitstream/ntb/24983/1/120-254-255.pdf

Коментарі

Дописати коментар